Nye regler for deltidsansatte

Joakim Marstrander

Spørsmål og svar av partner og advokat Joakim Marstrander i Deloitte Advokatfirma

Vi har i vår bedrift opplevet sterk vekst i arbeidsmengden dette året. Mange av våre deltidsansatte har følgelig jobbet overtid. Er dette lov, eller er det noen problemstillinger her som jeg må være klar over?

–       Det er selvsagt ikke noe i veien for å la de deltidsansatte jobbe overtid så lenge dette er innenfor arbeidsmiljølovens grenser. Men det kommer nye regler fra 1. januar 2014 som du må være klar over, sier partner/advokat Joakim Marstrander i Deloitte Advokatfirma.

Ny bestemmelse i arbeidsmiljøloven

Flere virksomheter har mange deltidsansatte. Ofte har deltidsansatte en avtalt stillingsbrøk som er lavere enn det de faktisk arbeider. Virksomheten har gjerne behov for at deltidsansatte tar ekstravakter og arbeider overtid, enten det er på grunn av økt arbeidsmengde, sykefravær eller permisjoner. Merarbeidet foregår jevnlig over en lengre periode, og medfører at den ansatte i realiteten arbeider mer enn sin avtalte stillingsbrøk. Tidligere har en slik ordning vært praktisert uten at det kunne medføre rett til økt stillingsbrøk for den deltidsansatte.

–       Dette vil endre seg neste år, sier advokat Marstrander.

–       Deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har jobbet utover avtalt arbeidstid, har rett på en stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden. Har du deltidsansatte i eksempelvis 50% stilling, men som det siste året jevnlig har tatt ekstravakter eller jobbet overtid slik at faktisk arbeidstid har vært 100% over en 12 måneders periode, har den deltidsansatte i utgangspunktet faktisk rett på 100% stilling i bedriften.

De nye reglene gjelder uavhengig av om det er økt arbeidsmengde, sykefravær eller andre forhold som begrunner virksomhetens behov for merarbeid. Tolvmånedersperioden beregnes bakover i tid med utgangspunkt i det tidspunkt arbeidstaker fremmer krav om økt stilling.

–       Det finnes noen enkeltunntak fra hovedregelen. Virksomheten kan motsette seg krav om økt stillingsprosent dersom de kan dokumentere at behovet for merarbeid ikke lenger er tilstede. For eksempel kan det være tilfellet dersom virksomheten har foretatt nedbemanning på arbeidsplassen, eller planlegger nedbemanning i nær fremtid.

Hvordan kan arbeidsgiver innrette seg?

Bakgrunnen for lovendringen er at man ønsker forutberegnelighet for deltidsansatte og at man ønsker å redusere antall undersysselsatte samt få opp stillingsprosenten blant de deltidsansatte. Det er fra lovgivers side ønskelig at arbeidsgivere har et mer bevisst forhold til bruk av merarbeid.

–       Virksomheten bør tilpasse stillingsprosenten etter hvilket arbeidskraftbehov som jevnlig eksisterer også for å få kontroll på egne kostnader. I noen tilfeller kan virksomheten gjennom egne rutiner redusere risikoen for økt stillingsprosent.

Advokaten forklarer at dersom en av virksomhetens ansatte for eksempel skal ut i foreldrepermisjon og virksomheten har behov å fylle stillingen i mellomtiden, kan man istedenfor å dekke det midlertidige behovet ved å planlegge overtid og ekstraarbeid for en deltidsansatt i 50% stilling, inngå ny avtale nr 2 med den deltidsansatte om vikariat for den som går ut i permisjon. Selv om stillingen for den deltidsansatte til sammen blir 100%, vil det regnes som to forskjellige stillinger og vil slik ikke innebære arbeid utover avtalt arbeidstid. Den deltidsansatte vil derfor ikke kunne kreve økt stillingsprosent etter hovedregelen selv om behovet skulle være tilstede.

–       Når den ansatte er tilbake fra permisjonen, vil vikariat-delen kunne avvikles og den deltidsansatte vil være tilbake på 50 %, forklarer advokaten.

Det vil etter lovendringen ikke være tillatt å konstruere ekstravakter som enkeltstående midlertidige ansettelser for å omgå regelverket. Det er begrensede muligheter for å avtale midlertidige ansettelser både i privat og kommunal sektor. For å avtale midlertidig ansettelse må arbeidsgiver i utgangspunktet ha et midlertidig behov.

–       Arbeidsgivere bør søke råd før det inngås avtaler om midlertidig ansettelse, for dette er som utgangspunkt bare lovlig i enkelte særlige tilfelle, sier partneren.

Hvilken stillingsprosent og hvilket stillingsinnhold har den deltidsansatte rett på?

Gitt at en deltidsansatt i 50% stilling har krav på økt stillingsprosent tilsvarende 100% stilling, men ønsker likevel kun å gå inn i 80% stilling. Kan den deltidsansatte velge stillingsprosent? En deltidsansatt som fremmer krav om økt stillingprosent må i utgangspunktet akseptere å ta ut hele den stillingsutvidelsen som tilsvarer det reelle merarbeidet. Den ansatte har ikke rett til å velge den stillingsprosent som passer han/ henne best innenfor den brøken som er «opptjent».

–       Virksomheten kan imidlertid velge å inngå avtale med den ansatte om en lavere stillingsbrøk dersom den ansatte ønsker det og dette vil jo o0fte være tilfellet..

Det nærmere innholdet i stillingen, herunder arbeidstid og arbeidssted, skal tilsvare innholdet i det merarbeid den ansatte har utført i 12-månedersperioden. Den ansatte kan ikke velge hvilken avdeling han eller hun vil arbeide på, men må akseptere at virksomheten velger å bruke han/ henne på den avdelingen merarbeidet tidligere har vært utført på. Dette gjelder selv om merarbeidet ble utført på andre steder/avdelinger enn den ansattes hovedarbeidssted. Den ansatte må også akseptere samme omfang av ubekvemme vakter som i merarbeidet, dersom virksomheten ønsker dette.

I noen tilfeller kan det være lite ønskelig for virksomheten å gi den deltidsansatte samme oppgaver som ble utført som merarbeid. Ofte vil man ha brukt arbeidskraft fra folk som egentlig ikke har vært faglig kvalifisert til ekstraarbeidet som vedkommende har utført, men har endt opp med å gjøre arbeidet likevel fordi virksomheten ikke klarer å dekke behovet på annen måte. Kan virksomheten nekte å gi økt stillingsbrøk under henvisning til et kompetansekrav de mener gjelder, men som vedkommende ikke oppfyller?

–       Antakelig ikke, så dette kan bli en felle for arbeidsgiver.

–       Dersom den deltidsansatte har utført arbeidet i over 12 måneder har lovgiver bestemt at dette skal utløse visse rettigheter. Eneste unntaket jeg kan komme på er at den deltidsansatte har utført oppgaver som ikke lovlig kunne utføres uten særlig kompetanse. I de tilfeller vil nok virksomheten kunne henvise til et kompetansekrav, men må antakelig tilby vedkommende økt stillingsprosent med annet passende innhold.